En nuestro sector -organización de eventos- estamos acostumbrados a tener que improvisar. Pero no por ello esto debe convertirse en norma o hábito, ya que lo que realmente viene a demostrar es que no se ha hecho una buena planificación previa. Vale, sí, puede haber imponderables para los cuales hay que tener capacidad de reacción y de resolución. Pero, repito, eso no debe ser lo habitual.
Cualquier tipo de evento requiere de un tiempo para su estudio, su planificación y posteriormente su ejecución y análisis de resultados. Cuanto más tiempo para esas dos primeras fases, menos posibilidades hay de tener que improvisar y por ello hay más posibilidades de que el evento sea un éxito.
Sin embargo, especialmente a partir de la pandemia, venimos padeciendo una falta de previsión que nos mete en una espiral de estrés que se traslada no sólo a nuestro equipo sino a los colaboradores y demás implicados. Por poner sólo 3 ejemplos muy evidentes:
– Mes de diciembre. Un martes nos contratan la organización íntegra de un festival… ¡para ese domingo!
– Mes de enero: nos contratan la organización de un paquete de 5 eventos de diferentes contenidos, a celebrar a lo largo de 5 días en 4 ubicaciones diferentes, en el que tenemos que coordinar a un equipo de más de 60 personas. El evento fue 30 días después.
– Este mismo mes: nos comunican la contratación formal a las 14:20 h del día previo al evento.
No son casos aislados, desgraciadamente. Tampoco son eventos sobrevenidos, ya que la mayoría de ellos son eventos que tienen fecha fija en el calendario, y que se celebran todos los años.
Y no es algo que nos suceda sólo a nosotros; lo comento con compañeros del sector y todos están en la misma tesitura.
No entiendo porqué sucede esto, y porqué cada año se ve agravado. No entiendo porqué no hay un mínimo de empatía y de respeto profesional. Si no me dejas el tiempo necesario para hacer bien mi trabajo, es que no lo estás valorando, o sencillamente te da igual cuál sea el resultado, lo que también es no respetar porque a nadie le gusta hacer las cosas mal.
No entiendo cómo una administración o una gran empresa, con su personal técnico y sus recursos humanos, no es capaz de programar sus actividades con la antelación suficiente para que nosotros, los organizadores, podamos hacer bien nuestro trabajo y sentirnos orgullosos de ello.
Alguien podría decir: «no aceptes peticiones sin margen para hacerlo bien» Es lo primero que pensamos los que nos dedicamos a esto. El problema es que no es cosa de prescindir de 3 o 4 clientes, porque la conducta se está generalizando. Y tampoco es fácil decirle a un cliente que no quieres trabajar con él, o que no puedes hacerlo porque no te deja tiempo suficiente para prestarle un buen servicio, porque esa falta de empatía lo que le lleva a pensar es que no estás cualificado o preparado para asumir ese evento.
Los niveles de estrés y de ansiedad que estamos padeciendo generan problemas de salud importantes. Hay compañeros que han padecido infartos, ictus, síndrome de colon irritable… compañeros que no llegan ni a los 50 años de edad.
A algunos nos encanta nuestro trabajo, nos entusiasma y nos ilusiona. O al menos lo hacía hasta ahora. Nos encanta ver que nuestros conocimientos, nuestra experiencia y nuestra capacidad de organización se reflejan en el resultado. Nos encanta ver las caras de satisfacción de quienes disfrutan de los eventos que organizamos, ver cómo felicitan a los anfitriones, ver cómo se logran los resultados. Nuestro trabajo es pasional, y si nos queman esa pasión, esa ilusión, no seremos más que robots intercambiando tiempo por dinero. No seremos generadores de experiencias.
Quizá esto ayude a reflexionar.
